Die Woche ist im Alltag der wichtigste Planungszeitraum. Hier geht es um die sogenannte taktische Planung, der Zeithorizont ist jetzt eher kurzfristig. Es geht jetzt nicht um die Definition von Lebenszielen, Karriereplänen oder sonstigen Dingen die über einen längeren Zeitraum Gültigkeit haben. Wir bewegen uns jetzt im grauen Alltag mit all seinen Widrigkeiten. Deine To Do-Liste auf dieser Planungsebene ist lang und wird immer länger. Du versuchst tapfer Job und Privatleben einigermaßen im Lot zu halten und kämpfst um die vielgerühmte „Work-Life-Balance“. Jedoch bemerkst du dass du Gefahr läufst die Kontrolle zu verlieren. Stress und Hektik machen sich breit. Es ist höchste Zeit für wirkungsvolle Gegenmaßnahmen.
Eine wesentliche Ursache für Stress und Hektik im Alltag ist in der Tatsache begründet, dass die unterschiedlichsten Kräfte an deiner verfügbaren Zeit zehren. Hohe Arbeitslast im Beruf verbunden mit hoher Termindichte und einem großen Arbeitspensum im Privatleben. Als wenn das nicht genug wäre wollen dein Partner und deine Familie auch was von dir haben. Auch du hast Wünsche, Ziele und Bedürfnisse. Das passt oftmals einfach nicht zusammen und du weißt nicht was du zuerst liegen lassen sollst. Gerade hier im grauen Alltag setzt die Haifischstrategie an. Sie beinhaltet gibt es eine Vielzahl erprobter und einfacher Methoden und Konzepte die deinen Alltag erleichtern und dir bei der Erreichung deiner Ziele helfen.
Um mit der oben geschilderten Situation fertig zu werden ist laut Zeitmanagementlehrbuch Prioritätensetzung angesagt. Aber leider ist das in der Theorie leichter als in der Praxis. Das moderne Alltagsleben ist eine enorm vielschichtige und dynamische Angelegenheit. Du musst an vielen Stellen aktiv sein und gleichzeitig auch mit deinen körperlichen und geistigen Kräften haushalten, gleichzeitig und auch das ist ein wichtiges Prinzip in der Haifischstrategie willst du dich persönlich (d .h. beruflich und privat) weiterentwickeln.
Um dem gerecht zu werden bedarf es der Akzeptanz von 4 Grundsätzen, etwas Selbstdisziplin und einer flexiblen und einfachen „Abarbeitungsmethodik“.
- Du verstehst und akzeptierst, dass du nicht alles auf einmal erledigen kannst und es auch nicht musst.
- Es kommt nicht darauf möglichst viel zu schaffen (Effizienz), sondern die für dich richtigen und wichtigen
Aktivitäten und aufgaben anzugehen (Effektivität). - Deine To Do-Liste wird niemals kürzer und hört niemals auf, also musst du filtern, verschieben und vor allem die
richtigen Prioritäten setzen. Nicht Bienenfleiß ist angesagt sondern Lebens- und Erfolgswirksamkeit.
Es gilt minimalem Aufwand möglichst viel zu erreichen. - Nicht jede Aufgabe ist Tagesgebunden. Viele Aktivitäten können innerhalb einer Woche verschoben werden.
Das erleichtert den Umgang mit unerwarteten Ereignissen.
Der notwendige Grad an Selbstdisziplin hält sich durchaus in Grenzen, da wird dir nichts Unmenschliches abverlangt. Selbstdisziplin ist eine Form von Alltagsmut. Der Mut morgens aufzustehen und deine Aufgaben anzupacken und deinen Pflichten nachzukommen. Du musst nicht einmal jeden Tag gleich gut drauf sein, das geht gar nicht. Jeder hat bessere und schlechtere Tage. Deine Disziplin ist jedoch dahingehend geordert, dass du ein vom Umfang begrenztes jedoch erfolgswirksames Arbeitspaket pro Woche (!) erledigst. Das gibt dir Flexibilität und beschert dir regelmäßig Erfolgserlebnisse.
Die Methodik der wöchentlichen Prioritätensetzung besteht im Wesentlichen aus der Abarbeitung der folgenden 5 Schritte.
Du überprüfst deinen Kalender auf Fixtermine in der zu planenden Woche.
Das gibt dir Aufschluss über einige tagesgebundene Aufgaben.
Du ergreifst jede Woche gezielt Aktivitäten in den wichtigsten 7 Lebensbereichen in dem du dir immer vor Beginn einer Woche die folgenden Fragen schriftlich (!) beantwortest. Dazu reicht ein simpler Notizzettel. Das dauert nur wenige Minuten und du hast einen strukturierten Plan der dir angibt wofür du Zeit verwendest und im Umkehrschluss auch wofür du diese Woche (!) keine Zeit verwendest. Prioritätensetzung heißt vor allem sich zu entscheiden was du zu einem gegebenen Zeitpunkt bzw. in einem definierten Zeitrahmen nicht tust.
- Was werde ich diese Woche tun um meine körperliche Leistungsfähigkeit zu erhalten und zuverbessern?
=> Beispiel: 2 x Joggen. - Was werde ich diese Woche tun um meine geistige Leistungsfähigkeit zu erhalten und zu verbessern.
=> Beispiel: 30 Seiten im Fachbuch X lesen. - Was werde ich diese Woche tun um meine Beziehung zu meinem Partner und meiner Familie zu pflegen und zu verbessern?
=> Beispiel: Mit meinem Partner am Samstag ins Theater gehen und mit den Kindern 2x Fussball spielen. - Was werde ich diese Woche tun um mein soziales Netzwerk (Freunde & Bekannte) zu pflegen und zu verbessern?
=> Beispiel: Meinen Freund X anrufen und einen Termin für ein Treffen vereinbaren. - Was werde ich diese Woche tun um meinen Haushalt und meine Finanzen gut zu führen?
=> Beispiel: Meine Steuererklärung erledigen,auch wenn es keinen Spaß macht.:) - Was werde ich diese Woche tun um meinen persönlichen Zielen einen Schritt näher zu kommen?
=> Beispiel: Ich werde 2 potentielle Kunden ansprechen. - Was werde ich diese Woche konkret tun um mir Erholung, Spass und Inspiration zu gönnen?
=> Beispiel: Am Sonntag bin ich faul und gehe ins Schwimmbad und lese dabei ein gutes Buch.
Wie du siehst enthält jede Frage nicht nur ein Element der „Wartung“ sondern auch der Weiterentwicklung („verbessern). Jede Woche machst du kleine aber messbare Schritte zur Steigerung deiner Lebensqualität. Jeder Frage und damit jedem Bereich ordnest du maximal 3 Aktivitäten zu, das macht im Höchstfall 21 Aktivitäten in 7 Tagen.
Jedem Tag ordnest du nicht mehr 3 Aktivitäten zu und erledigst sie definitiv (!).
Erledigte Aufgaben hakst du ab. Was du in dieser Woche nicht schaffst überträgst du in die nächste Woche.
Mit diesem Ansatz kannst du ein hohes Arbeitspensum erledigen und dabei deinen Zielen Woche für Woche näher kommen, ohne dass es in verbissene Schufterei ausartet. Auch planst du gezielt Zeit für Erholung & Spaß ein. Das Prinzip der Balance von Arbeit, Weiterentwicklung und Erholung ist damit gewährleistet.
Viel Erfolg.
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